La question de la saisie

S’il y a bien un point sur lequel les experts-comptables s’accordent, c’est l’aspect chronophage de la saisie des données comptables. Cet exercice consistant à saisir ligne par ligne les relevés bancaires et à les mettre en regard de justificatifs peut pourtant être automatisé, ou presque. Aujourd’hui, de nombreuses solutions, comme Indy ou Abby combinent OCR (Optical Character Recognition, reconnaissance optique des caractères en français) et intelligence artificielle afin de lire puis d’analyser les justificatifs qui sont importés. La plateforme va alors recommander automatiquement une imputation et pré-saisir les informations annexes comme le fournisseur ou le taux et le montant de TVA. Il conviendra ensuite de faire coïncider cette opération avec le relevé de compte bancaire, opération appelée rapprochement. Si sur le papier, la saisie comptable peut paraître complexe et fastidieuse, dans les faits, elle peut s’effectuer rapidement et facilement pourvu que l’on adopte les bons réflexes. Le premier consiste bien entendu à ne pas accumuler, et à saisir régulièrement sa comptabilité.

En ce sens, plusieurs solutions bancaires (Qonto par exemple) ou même certaines plateformes de comptabilité (Indy, Abby), proposent d’attacher en temps réel les justificatifs aux paiements effectués, qu’ils soient par prélèvement, virement ou carte bancaire. Une appli mobile permet de prendre directement en photo le justificatif et de le joindre à la transaction.

La question de la pertinence d’une telle débauche de temps est légitime, surtout lorsque les journées sont déjà bien remplies. Pourtant, quel chef d’entreprise n’a jamais eu à réunir ses pièces comptables quelques semaines après la clôture de son exercice pour les envoyer à son cabinet comptable ? Saisir soi-même sa comptabilité permet de rassembler les pièces au jour le jour pour les fournir à son expert-comptable quelques jours seulement après la fin de l’exercice. Par ailleurs, une gestion au jour le jour de sa comptabilité réduit les oublis, facteurs de stress lorsqu’il s’agit de retrouver à quoi correspond telle ou telle dépense.

Y voir plus clair

Alors que les marges en officine sont en berne, y voir clair dans sa comptabilité, permet de savoir où en est l’entreprise et de prendre les bonnes décisions au bon moment. Les logiciels ou plateformes de comptabilité offrent en effet des tableaux de bord avec de nombreux indicateurs pertinents et utiles. Un excédent de résultat apparaît? Il peut être intéressant de faire des frais pour casser un peu ce dernier et conserver un impôt sur les sociétés similaires aux exercices précédents. Au contraire, l’entreprise montre des signes de faiblesse ? Il vaut mieux réagir immédiatement et prendre les bonnes décisions au lieu d’attendre la fin de l’exercice et la présentation du bilan pour prendre les décisions qui s’imposent.

Communiquer avec son expert-comptable

Si certaines plateformes comme Indy vont jusqu’à l’établissement du bilan et des déclarations sociales, le but de ces plateformes est avant tout d’établir une « pré comptabilité », qui sera ensuite communiquée à l’expert-comptable. Ce dernier pourra alors récupérer les éléments saisis et procéder à certains arbitrages. Le temps gagné de son côté sera considérable et accélèrera l’établissement du bilan.

Faire des frais ?

Un bilan qui présente un résultat positif donnera lieu, le plus souvent, à une taxation conformément à l’impôt sur les sociétés. Son barème est de 15 ou 25 % en fonction du montant des bénéfices. Le plus souvent, les experts-comptables essaient de faire en sorte que le montant soit plus ou moins similaire d’une année sur l’autre de manière à faciliter le pilotage de l’entreprise. Seulement, il peut arriver que le résultat soit beaucoup plus élevé. Et pour limiter un peu le montant de l’impôt, l’expert-comptable va recommander de « faire des frais » qui viendront en déduction des bénéfices. Dans la réalité, il ne s’agit pas de frais, mais de charges, à savoir des dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise et dont le montant est inférieur à 500€ HT. Au-delà de ce montant, la dépense passera en immobilisation et sera amortie sur plusieurs années.

Il y a cependant plusieurs règles à respecter, la première étant de considérer la limite de 500€ pour une dépense unitaire. Dans le cas d’un ordinateur, c’est le montant de l’achat de l’unité centrale, écran, souris et clavier qui doit être inférieur à 500€. Impossible donc de considérer un ordinateur à 500€ et un écran à 400€ pour diminuer son bénéfice de 900€ d’un coup.

Encore une fois, suivre sa comptabilité au jour le jour permettra d’anticiper et de lisser ses dépenses sur plusieurs mois afin de maîtriser le montant de l’impôt dont il faudra s’acquitter.

Anticiper au plus vite

Il est possible d’anticiper le départ du dirigeant par voie testamentaire, statutaire ou contractuelle. Le testament constitue l’une des solutions les plus simples et économiques à mettre en œuvre. Il contiendra les informations sur le sort de l’entreprise une fois le décès survenu. Ce dernier peut-être écrit par vous-même et conservé par un notaire moyennant une soixante d’euros ou encore écrit et conservé par le notaire. Son principal avantage, dans le cadre d’une société, repose sur la possibilité d’y revenir autant de fois que désiré avant le décès.

Les statuts peuvent contenir des clauses qui encadrent le remplacement du dirigeant. Il sera alors possible de nommer un administrateur provisoire ou un dirigeant statutaire.

Enfin, il sera possible d’adopter la voie contractuelle avec au choix, trois options.

Le mandat à effet posthume permet de désigner de son vivant un mandataire en charge de la gestion des biens pour le compte des héritiers après le décès et pour une durée bien précise.  Le contrat homme-clé appartient à la catégorie des contrats de prévoyance et permet de compenser le préjudice subi par une entreprise lors de la perte momentanée ou définitive d’une personne essentielle à la poursuite des activités.

Le pacte Dutreil, bien que contraignant par son formalisme, offre la possibilité de bénéficier sous certaines conditions d’une exonération de 75% de la valeur de la pharmacie ou des parts sociales. Pour cela, il faut remplir trois critères :

• Engagement collectif – Les associés conservent collectivement au moins 34% de leur titre pendant deux ans à compter de la date de l’enregistrement fiscal. OU
• Engagement individuel – Le donataire poursuit personnellement cet engagement au moment de la transmission en conservant les titres transmis pendant quatre ans.
• L’un des signataires de l’engagement collectif ou de l’engagement individuel doit, pendant la durée de l’engagement collectif et pendant les trois années qui suivent la transmission, exercer ses fonctions de direction (pharmacien titulaire) dans l’officine.

A cela s’ajoutent plusieurs autres dispositions générales comme la réduction de 50% des droits lorsque le pharmacien donateur a moins de 70 ans.